10 consejos para llevar un buen control de stock

Todo comerciante o empresario sabe que su principal objetivo es conseguir la mayor rentabilidad posible y uno de los métodos para alcanzarlo es mediante una correcta gestión de inventario. Por esta razón, te vamos a explicar cómo funciona un buen control de stock y luego te brindaremos 10 consejos para que puedas lograrlo.

¿Qué es el control de stock?

El control de stock es la organización, planificación y control del conjunto de mercancías de un comercio o empresa para ofrecerle un servicio a la demanda existente con la mayor rapidez y calidad al menor coste posible. Esta tarea tiene como finalidad que podamos comprender las fluctuaciones de la demanda y el funcionamiento de tu propio negocio y conseguir la mayor rentabilidad posible, ya que tanto el exceso de existencias como la falta puede llevarnos a perder tiempo y dinero.

El gasto de stock de una empresa es muy elevado y va desde la inversión en los productos hasta los costos de almacenamiento, es decir, el alquiler o compra del local, maquinaria, instalaciones, iluminación, aclimatación, sueldos del personal, seguridad, etc. Por eso el control de stock es fundamental para reducir costos. De esta manera conocerás tus necesidades reales, la demanda estimada, reducirás el tiempo de administración (los operarios podrán localizar rápidamente los productos), mejorarás la satisfacción de tus clientes ya que agilizarás los pedidos, y evitarás la caducidad de los productos.

Un buen control

Un buen control de inventario requiere una armonía entre las salidas (ventas) y las entradas (pedidos a los proveedores). Cuanto más ágil sea el proceso entre la adquisición del producto al proveedor y la venta al cliente, más liquidez tendremos. La eficacia en el control de inventario permite reducir gastos de almacenamiento, personal, mercadería que puede caducar, tiempo y capital humano.

El inventario te permite conocer los recursos con los que contas y cómo están distribuidos. A partir de este conocimiento es posible llevar a cabo alguna acción de marketing, poner en oferta algún producto que no se vendió lo suficiente, evitar el deterioro de productos con fecha de vencimiento y mejorar el vínculo con los clientes.. Por todo lo antedicho, vamos a brindarte una serie de tips para que puedas lograr una buena gestión de inventario:

1- Automatizá los procesos con un código de barras

Todo comercio o empresa debe llevar una correcta gestión de sus almacenes para evitar perder dinero. Para eso, los productos deben estar codificados mediante un código de barras. De esta manera podremos conocer cuántas unidades disponemos, el nombre del producto, el material, su peso, color, sabor, tamaño, talla, coste, etc.
El código de barras permite registrar la entrada y salida de mercadería y controlar dónde y cuándo se vende un producto en la cadena de comercialización. Además, es fundamental para lograr una adecuada gestión de inventario. Por ejemplo, cuando se compra un producto en un supermercado, el lector reconoce el código asociado al producto y mediante un sistema de gestión de inventario asociado al código de barras, el gerente puede corroborar si se ha llegado a los niveles mínimos de inventario y programar una orden de compra.

El código EAN13 es el código de barras utilizado para identificar un producto en la cadena de ventas de la República Argentina. Es exigido en todos los comercios, supermercados e hipermercados porque es la única manera que tienen de poder conocer cómo se comportan sus compradores y de ordenar el stock, contabilizar cantidades, procedencia, fecha de vencimiento y precios de los productos a la venta. Podes solicitarlo en cuestión de minutos de lunes a viernes de 8.30 a 17.30 comunicándote al vía WhatsApp al 1170973381 desde cualquier punto del país.

2- Establecé tus objetivos de inventario

Es fundamental que fijes los máximos y mínimos a la hora de adquirir una serie de productos, es decir, a partir de qué momento vas a enviar una orden de compra. Definir la cantidad mínima de un producto en stock permite que no quede en falta y así satisfacer toda la demanda, mientras que establecer la cantidad máxima evita que los artículos queden estancados. Además, de esta manera se puede establecer el momento correcto de repostaje.
Además de definir el stock máximo que se puede alcanzar antes de llegar al sobrestock y el stock mínimo que nos ahorre costos de almacenamiento, es recomendable establecer el punto de pedido en el que debemos reaprovisionar el almacén.

3- Establecé un buen vínculo con tus proveedores

Muchas veces los proveedores nos sacan de un apuro, por eso es indispensable analizar tu cadena de proveedores, determinar cuáles son los que más impactan en tu inventario y mantener una buena relación con ellos para llevar a cabo acciones rápidas.

4- Contá siempre con información confiable y sincronizada

Todas tus decisiones deben estar basadas en datos. Esto nos ayudará a conocer la incidencia real de nuestras acciones de venta. A su vez, si dispones de una tienda online y una física, los datos deben estar sincronizados, es decir que un artículo vendido en tu tienda física se debe dar de baja inmediatamente de tu tienda online. De lo contrario, un cliente puede solicitar un producto de manera online que se encuentra fuera de stock.

5- Monitoreá tu inventario

El inventario se realiza para facilitar el trabajo de todos los sectores, para que cada área pueda comprobar si hay productos disponibles para la venta, si es necesario hacer la reposición y si hay artículos cerca de la fecha de vencimiento, desde gaseosas hasta dentríficos.

6- Mantené un stock de seguridad

El stock de seguridad es un pequeño margen reservado para hacerle frente a las variaciones inesperadas.

7- Realizá recuentos periódicos y planificá la reposición

Los recuentos periódicos permiten evitar las divergencias entre el stock físico y el stock en sistema y la rentabilidad de la empresa depende del nivel de precisión de esta tarea. Cuando hay divergencias entre lo que está en el sistema y lo que verdaderamente está en el almacén, se generan pérdidas financieras e insatisfacción en los clientes. A su vez, es necesario programar la reposición con antelación y no esperar hasta llegar al umbral mínimo fijado. Así, si te quedás sin alfajores, ya estará previnido y no perderás ventas.

8- Pronosticá la demanda

Planear adecuadamente la demanda esperada te permite evitar un desabastecimiento o exceso de mercaderías, lo cual impactará en tus ganancias. Para lograr esto es necesario llevar un registro de la rotación de tus productos. A su vez, es necesario planificar los picos de demanda, ya que, en determinados momentos del año, algunos productos experimentan una mayor demanda.

9- Clasificá y jerarquizá tu inventario

Un error frecuente en la gestión de inventarios es clasificar a todos tus productos por igual. Es importante que clasifiques tu mercadería de acuerdo con su demanda. Es recomendable aplicar las reglas de “FIFO”, es decir “primero en entrar, primero en salir”, que establece que siempre debe venderse primero el stock que se adquirió primero para que no caduque y “Pareto”, que establece que el 80% de los beneficios provienen del 20% de los productos. El control de inventarios debe centrarse sobre todo en estos últimos.

10- Definí una política de inventarios

Esta práctica te permite constituir tus inventarios de manera adecuada y mejorar la comunicación entre las diferentes áreas. Por ejemplo, el nivel de producto que debe existir, los tiempos para realizar pedidos y la frecuencia de las revisiones. Además, un buen análisis de inventario puede revelar si es necesario establecer promociones o descuentos para productos con sobrestock.

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